Hatékony cégvezetés

A szabványosított irányítási rendszerek előnyei

2016-04-28

Szabványosított irányítási rendszereknek én azokat a vállalatirányítási rendszereket nevezem, melyek működési követelményeit valamilyen nemzetközi szabványban definiálták. Ez lehet minőség-, környezet-, munkabiztonsági-, élelmiszerbiztonsági-, információbiztonsági-, vagy éppen energia hatékonysági irányítási rendszerek. A nemzetközi szabványok rögzítik ezen irányítási rendszerek működési követelményeit, más szóval egy működési modellt írnak le. Talán ez a legfontosabb, amit ki lehet jelenteni ezekről a szabványokról: egy jól szervezett, jól és hatékonyan működő gazdálkodó szervezet működési modelljét írják le – egy adott szempontból (minőség, környezetvédelem, munkavédelem, energia hatékonyság, stb.). A leírt modell általános, a tényleges tartalommal az irányítási rendszert bevezető szervezetnek kell feltöltenie. A modell hatékony, de ha rosszul kerül az irányítási rendszer kiépítésre, akkor nem fog hatékonyan működni (Lásd ISO? Púp a hátamon! Kategória bejegyzéseit).

 

Bár ezek a vállalatirányítási szabványok egy adott cég működésére más és más szempontból ad modellt, mégis vannak bennük közös vonások, közös értékek. Véleményem szerint mindegyik modellben megtalálható az alábbi három közös érték:

 

  • átláthatóság
  • szabályozottság
  • fejlődés

 

Átlátóság alatt értem azt, hogy egy cég működése, a cégben folyó folyamatok mennyire egyértelműek, a folyamatok hatékonysága kimutatható-e, mérhető-e, értékelhető-e valamilyen mérőszámmal és a vezetőség figyelemmel kíséri-e ennek a mérőszámnak az alakulását. Megdöbbentő tapasztalataim vannak ezen a téren. Sok cégvezetés nem is tudja például, hogy a termék előállítás során milyen költségek merülnek fel, az adott költségnem milyen arányban képviselteti magát az összköltségben, vagy éppen mi a termék előállításának fedezeti pontja. Amikor ilyen esetben megkérdezem, hogy de mégis, hogy a búbánatban képeznek értékesítési árat, leggyakrabban a következő választ kapom: a konkurencia árából levonunk 5-10%-ot. És akkor még csodálkozik a cégvezető/tulajdonos, hogy nincsen profit, kivehető osztalék! Már hogy volna, ha az értékesítési ár már rég alatta van az előállítási költségnek?? Hihetetlen!

Miért is jó, ha tudom mérni a folyamataim hatékonyságát? Mert akkor tudom, hogy mi zajlik a cégben! Tudom, mely folyamataim milyen hatékonysággal működnek, melyek hatékonysága megfelelő, melyek hatékonysága nem. Ez lehetőséget ad egyrészt arra, hogy az egymástól függő folyamataimat össze tudjam hangolni. Mert az olyan folyamatoknál, ahol az egyik folyamat kimenete a következő folyamat bemenete (ezeket hívják láncfolyamatoknak), az eredő folyamatsebességet, mindig a leglassúbb folyamatsebessége foga meghatározni. Hiába van dupla vágási sebességem, ha az utána való megmunkálási sebesség lassúbb, akkor nem foga tudni ugyanazzal a sebességgel feldolgozni a már levágott félkész terméket, és a gyártócsarnokom kapacitását nem a vágási, hanem a megmunkálási folyamat sebessége fogja meghatározni.

 

Másrészről, ha valamelyik folyamatról már tudom, hogy nem megfelelően működik, akkor már csak az okokat kell kiderítenem és megszüntetni azokat. Persze ez nem mindig könnyű, és nem mindig lehetünk biztosak benne, hogy megfelelő irányban avatkoztunk be a folyamatba. De ha van egy mérőszámunk, akkor ez gyorsan kideríthető, hiszen ha a mérőszám javulást mutat, akkor megfelelő volt a beavatkozás. A vezetőségnek innentől kezdve csak az a feladata, hogy meghatározza a számára fontos mérőszámokat, ezekhez célértéket rendeljen, és folyamatosan figyelje, hogy ezek a mérőszámok megfelelően alakulnak-e. A szakma  – egyébként – ezeket a mérőszámokat KPI-oknak hívja, ami az angol key performance indicator (kulcs teljesítmény mutatók) rövidítése. Minél több ilyen KPI-t határoz meg a vezetőség, annál átláthatóbb számára a cég működése.

 

Szabályozottság: ahhoz, hogy egy folyamat megfelelő hatékonysággal működjön, azt kellően szabályozni kell. Hiszen, ha nincs szabályozás például a gyártásban (nem mond meg senki sem, hogy mit és mennyit gyártsunk), akkor mindenki azt fog csinálni, amit akar, az eredmény meg egy nagy káosz lesz. Minél szabályozottabban, összehangoltabban működnek a folyamatok, annál hatékonyabb a cég. Sőt, annál megbízhatóbb is. Hiszen egy kellő mértékben szabályozott gyártás, például azonos kapacitással, és azonos minőségben tud terméket előállítani. Nincsenek vagy legalább is minimálisak a változások, fluktuációk a gyártási mennyiségben, minőségben. Ha a vevőnek megfelel az így előálló gyártási kapacitás és minőség, akkor mi a – vevő szemében – megbízható beszállítók vagyunk, hiszen megbízhatóan tudjuk hozni a gyártási volument és a minőséget. A megbízhatóság pedig a legnagyobb erény egy vevő számára, mert ez számára azt jelenti, hogy a mi gyártásunk/szolgáltatásunk stabil alapot biztosít az ő gyártásához/szolgáltatásához.

 

A folyamatos fejlődés az egyik legkomolyabb követelményei a szabványokon alapuló irányítási rendszernek. Ennek lényege, hogy a szervezetnek képesnek kell lennie arra, hogy folyamatosan megújuljon, fejlődjön, fejlesszen. Miért van erre szükség? Mert a vevői elvárások folyamatosan változnak, fejlődnek. Ma már senki nem venne meg hazánkban egy Comodore 64 vagy egy ZX Spectrum számítógépet, mert már meglehetősen elavultak, pedig mekkora szám volt mindegyik a maguk korában. Ugyanúgy ma már azért elég kritikusan szemlélnénk, és egyáltalán nem vagyok benne biztos, hogy meg is vennénk egy olyan autót, aminek felszereltsége azonos lenne a Trabantéval. A minket körbe vevő világ folyamatosan változik, a vevői igények változnak. Ha mi nem vagyunk képesek változtatni termékeinken, azok előállítás módján, akkor majd megteszi helyettünk a konkurencia, és mi meg lemaradunk a piaci versenyben. Azonban azt érdemes tisztázni, hogy a folyamatos fejlődés nem azonos a folyamatos termékfejlesztéssel. Hisz könnyen elképzelhető, hogy a mi cégünk nem is végez termékfejlesztést. Akkor hogyan lehet ilyen helyzetben a folyamatos fejlődést értelmezni? Egyszerűen: nem a terméket, hanem a folyamatokat kell fejleszteni. Azon kell ilyen esetben gondolkodni, hogy ugyanazt a terméket hogyan lehet kevesebb selejttel, rövidebb átfutási idővel, jobb anyagkihasználással, kevesebb energia felhasználásával, kevesebb hulladékképződés mellett legyártani. Vagyis az adott folyamat valamelyik folyamatparaméterét kell javítani. És ez a tevékenység folyamatos, soha nincs vége, hiszen mindig lehet valamit jobban és jobban csinálni, más szóval a fejlődésnek be kell épülnie a napi feladatok közé és a napi rutin részévé kell váljon.

Kapcsolódó cikkek: