Minőségirányításról általánosan

A belső auditokról

2016-04-28

Bár sokan nem tartják annak, de a belső auditok vezetői eszközök. Ugyanis a belső auditokat végző személy (belső auditor) a vezetőség nevében, a vezetőség „felkérésére” végzi a feladatát. Tulajdonképpen a belső auditok a vezetőségi ellenőrzések egy fajtája. Sajnos azonban, kevés vezető gondolaj ezt így. A legtöbbjük számára a belső auditok felesleges időpocséklás, mivel semmi értelmük nincs, kitöltenek pár papírt és ennyi. Hát, ha a belső audit csak erről szól (pár papír kitöltése), akkor tényleg nincs értelme. Pedig ha jó csinálnák, akkor még haszna is lehetne belőle a cégnek.

 

Hát akkor lássuk, hogyan lehet úgy a belső auditokat végrehajtani, hogy annak értelme is legyen! Ehhez először azt érdemes először tisztázni, mi a belső auditok célja. A beslő auditok célja kettős: egyrészt azt kell ellenőrizni, hogy minden folyamat az előírásoknak megfelelően folyik-e, másrészt fel kell tárni azokat a folyamatokat, lépéseket, melyek hatékonyságán lehetne fejleszteni, javítani.

 

A belső auditok elsődleges célja tehát, annak ellenőrzése, hogy minden az előírások, szabályzatok szerint folyik a cégnél. Ez azért fontos, mert a szabályzatokat nem véletlenül alkotta meg a cég, és nem véletlenül várja el a vezetőség azok betartását. A szabályzatok azért születtek, mert vezetőség úgy gondolta, hogy adott folyamatot úgy kell végrehajtani, ahogy az a szabályzó dokumentumban áll. Miért? Mert

– a vezetőség úgy gondolta, hogy így a leghatékonyabb,

– így biztosítható a megfelelő minőség,

– a vevői előírás, elvárás van a folyamat végrehajtására vonatkozólag, mert csak így biztosítható a vevő számára elfogadható minőség,

– mert jogszabályi követelmény van a folyamat végrehajtására, dokumentálására,

– mert a másik leányvállalat is így csinálja,

– és még sokáig lehetne sorolni az okokat.

 

Így a belső auditor egyik fontos feladata, hogy feltárja azokat az eseményeket, mikor valami nem a szabályozás szerint működik. Ha előfordul ilyen, akkor két eset van: vagy a szabályzás jó és ehhez kell igazítani a gyakorlatot, vagy fordítva. A leggyakrabban persze az első esetről van szó. Ilyenkor meg kell vizsgálni, hogy mi volt az oka, amiért eltértek a szabályzat betartásától és ezt az okot meg kell szüntetni. De előfordul a fordított eset is, mikor a gyakorlat praktikusabbnak tűnik, mint az, amit a szabályzat leír. A folyamatok alakulnak, változnak, fejlődnek egy cégnél, amit – valljuk meg őszintén – nem mindig követ a szabályzó dokumentumok módosítása. Mielőtt azonban neki esnénk a szabályzat azonnali módosításának, mindenképen kérjük ki a szabályzatot jóváhagyó vezető véleményét, mivel lehetséges, hogy olyan nyomos oka volt ilyen tartalommal jóváhagyni a szabályzatot, ami előttünk ismeretlen. Ezért fontos az, hogy egy szabályzat módosításának kezdeményezés előtt konzultáljunk az illetékes vezetővel.

 

A belső auditor másik feladata, hogy felhívja a figyelmet az esetlegesen a gépezetbe került homokszemekre, vagyis az olyan lépésekre, folyamatokra, melyek nem annyira mennek olajozottan, melyek javíthatóak, fejleszthetőek. Ebben az esetben nincs szó eltérésről, hiszen minden a szabályzatok szerint zajlik, de mégis lehetne jobban csinálni. Ezek az ún. fejlesztési javaslatok, melyeket a belső auditor tesz a vezetőség felé. Minél több van belőle, annál hatékonyabb a belső audit. Tulajdonképpen ezek képviselik a belső auditok hozzáadott értékét, így lehet hasznot húzni a belső auditokból. Ezeket javaslatokat aztán a vezetőségnek célszerű megvitatnia és döntéseket hozni a megvalósítható javaslatokról.

Hogy lehet mindezt elérni? Tapasztalt belső auditorokkal és rendszeres belső auditokkal. A belső auditokat olyan szakemberekre kell bízni, akinek rálátása van az adott folyamatra, vagyis ismeri a folyamat lépéseit, a követelményeket, a szabályzatokat, továbbá elég bátor ahhoz, hogy feltegye azt az egyszerű kérdést: miért így csináljátok, és miért nem emígy? Ehhez persze az is kell, hogy az éppen auditált terület vezetője nyitott legyen a „kritikára” és el tudja fogadni, hogy esetleg a belső auditor kollegának is lehet egy-két jó ötlete, amit érdemes lenne megfontolni.

 

Minél rendszeresebbek a belső auditok, annál jobb. Egyrészt a belső auditorok is jobban megismerik a folyamatok részleteit, másrészt több lehetőségük van javaslataik megtételére. Ezért szoktam azt javasolni, hogy az egynapos, egész rendszert felölelő auditok helyett tartson a cég több, időben elosztott kisebb lélegzetvételű, akár egy terültre, folyamatra összpontosító auditot. Lehet, hogy ezzel több „termelési” munkaóra kiesik, de – ha hatékony az audit – akkor ennek többszörösét nyerheti vissza cég. Példának okáért célszerű egy éven belül többször auditálni a kritikus folyamatokat, az új folyamatokat, új technológiákat, az új termékek előállítási és ellenőrzési folyamatait, vagy az olyan folyamatokat, ahol jelentősebb változtatások, átszervezések, személyi változások voltak.

 

Száz szónak is egy a vége: nem kell sajnálni a belső auditokra fordított időt, mert ha azokat hatékonyan végzi el egy cég, akkor sokat tud belőlük profitálni.

Kapcsolódó cikkek:

Nincsenek hozzászólások

Hozzászólás